Журнал о том, как правильно платитьналоги

Оформить подписку по телефону:

8 (800) 550-15-57

Путеводитель
по налогу на прибыль

Доходы

Расходы

Будет проще обосновать расходы на офисные «излишества» Проверка на риски: как не потерять при учете расходов на подбор персонала Как списать в расходы деньги, которые украли со счета Какие «личные» выплаты работникам можно учесть в расходах, а какие нет Какие расходы выгоднее перенести в косвенные, а какие оставить в прямых 10 переходящих расходов, в которых ревизоры чаще всего находят ошибки Семь частых ошибок при списании «дебиторки» и «кредиторки» Используем доначисленные налоги с выгодой для компании Как снизить налог на прибыль с помощью резерва на ремонт основных средств Шесть способов быстрее списать расходы на основные средства Расходы, из-за которых больше всего споров при проверке Почему налоговики снимут расходы на посредников Что налоговикам сейчас не нравится в расходах на ремонт Расходы на аренду попали в список налоговых схем Пять «отпускных» ошибок, которые опасны доначислениями по налогу на прибыль Какие нарушения мешают признать расходы в налоговом учете

Первичка

Технические дефекты «первички», которые помешают вычетам и расходам Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы Шесть ловушек в квитанции на оплату такси, которые лишат расходов на проезд Четыре случая, когда «косвенные» документы помогут обосновать затраты Чем рискует компания, если контрагент задерживает «первичку» Опасные документы, из-за которых инспекторы доначисляют налоги Из-за каких формулировок в платежках инспекторы доначислят налоги и взносы Налоговые риски, если компания не заключила письменный договор Как по-новому подтвердить, что с выплат иностранцам не надо удерживать налог на прибыль

Отчетность и уплата

Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы

Запланированная командировка может сорваться по разным причинам. К примеру, из-за отмены авиарейса, болезни работника, если контрагент перенес или отменил встречу либо поездка потеряла свою актуальность. Как нам подтвердили в Минфине, при расчете налога на прибыль компания вправе учесть расходы по несостоявшейся командировке. Главное, подтвердить отмену поездки. Но как это сделать, нигде четко не сказано. Есть пять ошибок, которые могут помешать учесть расходы.

 

Ошибка 1. Компания не оформила приказ об отмене командировки

При отмене или переносе командировки оформите это решение приказом руководителя. Ознакомьте с приказом под роспись всех работников, которых организация планировала отправить в служебную поездку. Образец приказа мы привели ниже.

 
Образец 1. Приказ об отмене командировки
 

 

К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, письмо контрагента о переносе переговоров или распечатку сообщения из электронной почты. Если командировка сорвалась из-за болезни работника, приложите к приказу копию больничного листа. Если авиакомпания отменила рейс, заручитесь ее справкой или письмом об этом.

Другая ситуация — сотрудник по семейным обстоятельствам вынужден отказаться от командировки или вернулся из поездки раньше. Например, из-за болезни близкого родственника. Тогда попросите, чтобы он написал объяснительную записку. Образец мы привели ниже. Объяснительную записку с резолюцией директора приложите к приказу об отмене командировки.

 
Образец 2. Объяснительная записка работника
 

 

Ошибка 2. Компания отразила расходы по отмененной поездке как командировочные

При отмене командировки в последний момент у работника обычно уже есть билеты, забронирована или оплачена гостиница. Расходы по несостоявшейся поездке организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Подтверждают это письма Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616. Они по-прежнему актуальны.

По состоявшейся поездке компания признала бы расходы как командировочные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если поездка сорвалась, расходы нельзя включать в командировочные. Это нам подтвердили в Минфине России (подробнее см. во врезке ниже). Компания вправе учесть эти затраты либо как прочие, либо как внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Оба перечня расходов открыты, выбор за организацией. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.

Впрочем, некоторые суды разрешают учесть расходы по отмененной поездке как командировочные (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.09 № А21-6746/2008). Но чтобы не спорить с налоговиками, безопаснее отражать затраты как прочие или внереализационные.

Расходы на несостоявшуюся командировку признайте в налоговом учете на дату, когда выполните два условия (подп. 3 и 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • есть приказ директора об отмене командировки;
  • работник сдал авансовый отчет по несостоявшейся поездке, а директор его утвердил.
     

 Официальное мнение 

 
Как обосновать расходы по отмененной командировке
Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса: «Расходы на несостоявшуюся служебную поездку компания не вправе учитывать как командировочные. Ведь в итоге командировки не было. Эти расходы организация отражает в налоговом учете как прочие или внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Речь идет о той части стоимости билета, которую перевозчик удержал при возврате билета, а также о штрафах или сборах за возврат или переоформление билета на другую дату. Суточные в расходах не учитываются, так как работники никуда не ездили. Чтобы признать расходы, отмену служебной командировки нужно обосновать. Например, письмом организаторов выставки о ее переносе»
 

Ошибка 3. Компания признала расходы по сорвавшейся поездке без учета возвращенных сумм

При отмене командировки у компании обычно есть возможность вернуть часть затрат. Если она учтет расходы полностью без учета возвращенных сумм, компания занизит налог на прибыль.

 

Сбор за возврат билета и невозвращаемые сборы. В стоимость авиа- и железнодорожных билетов входят разные сборы, которые при отказе пассажира от поездки перевозчик не возвращает. Например, сбор за оформление билета на бумаге, топливный, сервисный или комиссионный сбор.

Кроме того, за возврат билета перевозчики взимают отдельную плату. Так, за возврат любого железнодорожного билета по России или странам СНГ компания «РЖД» в 2016 году берет 185 руб. 40 коп. За возврат международных билетов в страны дальнего зарубежья «РЖД» удерживает по 10 евро за каждое место.

При расчете налога на прибыль компания вправе учесть разницу между стоимостью билета по отмененной командировке и суммой, которую вернул перевозчик. Сбор за возврат билета обычно включен в эту разницу.

Минфин России приравнивает сбор за возврат или переоформление билета к штрафу (письма от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). Поэтому ведомство считает, что сумму удержанного сбора нужно включить во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Причем неважно, по какой причине сорвалась поездка.

 

Стоимость невозвратных билетов. Не все билеты можно вернуть перевозчику. К примеру, наиболее дешевые авиабилеты, которые продаются в рамках рекламных акций, сдать нельзя. Деньги за них перевозчик не возвращает.

Если компания отменила командировку, а работник купил невозвратные билеты, они просто остались неиспользованными. Тем не менее Минфин России разрешает учесть расходы на покупку и таких билетов (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Главное, подтвердить, что сотрудники не воспользовались билетами по уважительной причине — из-за отмены или переноса командировки. Также нужны бумаги о том, что билет невозвратный. Например, приложение к билету, справка перевозчика, правила применения тарифов с сайта авиакомпании и др.

При переносе командировки в расходах можно учесть стоимость как нового билета, так и первоначального, за минусом сумм, которые вернул перевозчик (письмо Минфина России от 02.05.07 № 03-03-06/1/252).

 

Штраф или сбор гостиницы за снятую бронь. В некоторых отелях выгоднее заранее оплатить забронированный номер. Если командировка сорвалась, гостиница обычно удерживает плату за одни сутки или фиксированный штраф за отмену брони.

По аналогии со сборами за возврат билетов компания вправе включить в налоговые расходы плату за аннулирование брони в гостинице. Минфин России с этим согласен (письмо от 29.11.11 № 03-03-06/1/786).

 

Ошибка 4. Компания аннулировала ранее изданный приказ о командировке

Отмену приказа о командировке налоговики могут расценить как отказ от планов отправить работников в служебную поездку. Как если бы компания и не собиралась их никуда направлять.

При таком оформлении у организации могут возникнуть проблемы с учетом расходов по несостоявшейся поездке. Ведь первоначальный приказ о командировке будет аннулирован. Его просто нет. Значит, компании нечем обосновать расходы на возврат билетов или покупку невозвратных билетов, отказ от оплаченной брони в гостинице и др.

Правильный алгоритм действий, при котором организация без проблем учтет расходы по сорвавшейся командировке:

  • директор издает приказ о командировке;
  • после получения новой информации директор издает приказ об отмене командировки;
  • работник возвращает перевозчику купленные билеты и аннулирует бронь в гостинице;
  • сотрудник оформляет авансовый отчет и сдает его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими покупку и возврат билетов, удержание гостиницей штрафа за снятую бронь и т. п.
     

Ошибка 5. Компания учла все расходы на несостоявшуюся командировку

Компания вправе признать не все расходы на сорвавшуюся поездку. Если учесть все затраты, налоговики их снимут и доначислят налог на прибыль.

 

Суточные. Работники никуда не ездили, так как командировка сорвалась. Значит, у них не возникло дополнительных затрат, которые связаны с пребыванием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Поэтому компания не обязана выплачивать им суточные.

Даже если организация выплатила суточные, работники обязаны их вернуть. Суточные за несостоявшуюся поездку нельзя включать в налоговые расходы, так как эта выплата необоснованна (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник досрочно вернулся из командировки, например по семейным обстоятельствам, компания выплачивает ему суточные только за дни поездки. Эти суммы она отражает как командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

 

Виза, загранпаспорт и медстраховка. Налоговики считают, что расходы на оформление работникам загранпаспорта и визы организация вправе учесть только по состоявшимся командировкам (п. 1 письма ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@). Такого же мнения придерживается Минфин России (п. 1 письма от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Согласны с этим и суды (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14.09.15 № А32-521/2015).

На практике аналогичное требование ревизоры предъявляют и к расходам на медицинские страховки для загранпоездок. Ведь страховая компания оформляет договор медстрахования на конкретный срок — на период поездки за границу. Если компания отменила загранкомандировку, визовый сбор и плату за медстраховку рискованно включать в налоговые расходы.

Допустим, впоследствии работник воспользовался этой визой. Тогда компания вправе учесть расходы на оформление визы в том месяце, в котором директор утвердил авансовый отчет сотрудника по зарубежной командировке (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 
 ПРИМЕР 
 

Компания планировала отправить сотрудника по служебным делам в Лондон с 20 по 30 июня 2016 года. Работник получил британскую визу на полгода. Он оплатил консульский сбор и услуги визового центра. Но в июне поездка сорвалась. Работник поехал в Великобританию лишь в сентябре и в другой город. Расходы на консульский сбор и плату за услуги визового центра компания вправе признать в налоговом учете за 9 месяцев. 

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.