Журнал о том, как правильно платитьналоги

Оформить подписку по телефону:

8 (800) 550-15-57

Путеводитель
по налогу на прибыль

Доходы

Расходы

Будет проще обосновать расходы на офисные «излишества» Проверка на риски: как не потерять при учете расходов на подбор персонала Как списать в расходы деньги, которые украли со счета Какие «личные» выплаты работникам можно учесть в расходах, а какие нет Какие расходы выгоднее перенести в косвенные, а какие оставить в прямых 10 переходящих расходов, в которых ревизоры чаще всего находят ошибки Семь частых ошибок при списании «дебиторки» и «кредиторки» Используем доначисленные налоги с выгодой для компании Как снизить налог на прибыль с помощью резерва на ремонт основных средств Шесть способов быстрее списать расходы на основные средства Расходы, из-за которых больше всего споров при проверке Почему налоговики снимут расходы на посредников Что налоговикам сейчас не нравится в расходах на ремонт Расходы на аренду попали в список налоговых схем Пять «отпускных» ошибок, которые опасны доначислениями по налогу на прибыль Какие нарушения мешают признать расходы в налоговом учете

Первичка

Технические дефекты «первички», которые помешают вычетам и расходам Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы Шесть ловушек в квитанции на оплату такси, которые лишат расходов на проезд Четыре случая, когда «косвенные» документы помогут обосновать затраты Чем рискует компания, если контрагент задерживает «первичку» Опасные документы, из-за которых инспекторы доначисляют налоги Из-за каких формулировок в платежках инспекторы доначислят налоги и взносы Налоговые риски, если компания не заключила письменный договор Как по-новому подтвердить, что с выплат иностранцам не надо удерживать налог на прибыль

Отчетность и уплата

Четыре случая, когда «косвенные» документы помогут обосновать затраты

Кодекс позволяет компаниям подтверждать затраты не только «прямой» «первичкой», но и документами, которые косвенно подтверждают расходы. Однако инспекторы настороженно относятся к таким бумагам и часто снимают расходы как неподтвержденные. Например, расходы на такси чиновники требуют подтверждать только квитанцией на оплату легкового такси или кассовым чеком (письмо Минфина России от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183). Но есть четыре ситуации, когда «косвенные» документы помогут обезопасить затраты.

 

Ситуация 1. Компания арендует квартиру для сотрудников

Когда работников постоянно командируют в одну местность, компании проще и дешевле арендовать для них квартиру на длительный срок. Затраты на аренду учитывают в налоговых расходах только за периоды, когда сотрудники жили в квартире (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Так считают чиновники (письма Минфина России от 15.01.16 № 03-03-07/803 и УФНС России по г. Москве от 24.05.12 № 16-15/045924@). По мнению Минфина России, расходы за дни, когда помещение пустовало, необоснованны (письмо от 25.03.10 № 03-03-06/1/178).

Судьи более лояльны к компаниям. Они разрешают вычитать из налоговой базы все затраты на аренду. Ведь длительный наем квартиры может быть выгоднее оплаты гостиницы за каждый день командировки. А компания вынуждена перечислять коммунальные платежи и за время, когда квартира пустует (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.14 № А65-29223/2013). Следовательно, эти издержки необходимы. А обоснованность расходов компания устанавливает сама (определение КС РФ от 04.06.07 № 366-О-П).

 
 Важно 
 
Что сказано в Налоговом кодексе
Компания вправе признать любые затраты в налоговом учете, если они экономически обоснованы. Но их надо подтвердить документами. Причем вы вправе использовать бумаги, которые косвенно подтверждают расходы. Этот список открыт (п. 1 ст. 252 НК РФ). В Кодексе в качестве таких документов названы:
— таможенная декларация;
— приказ о командировке;
— проездные документы;
— отчет о выполненной по договору работе
 

Как поступить на практике. Если вы не готовы к спорам, подтвердите период проживания сотрудника в квартире. В этом помогут командировочное удостоверение, билеты, приказ о командировке и т. п.

Чтобы признать все затраты по аренде, подготовьте дополнительные документы. Обосновать расходы поможет сравнительный расчет стоимости проживания сотрудников в командировке. Для этого надо знать стоимость одного дня проживания в гостинице и в квартире и плановое количество человеко-дней на командировки за отчетный месяц. Затраты по аренде квартиры обоснованны, если они меньше стоимости гостиничных услуг. Оформите такой расчет отдельным документом, например бухгалтерской справкой.

 
 На практике 
 
Расходы можно подтвердить копиями документов и регистрами учета
Чиновники разрешают подтверждать расходы копиями квитанций. Например, если компания передала почтовые квитанции в суд. Копию квитанции надо заверить подписью должностного лица и печатью организации (письмо Минфина России от 11.07.08 № 03-03-06/2/77).
Кассовые чеки признают для целей налогового учета «первичкой», подтверждающей расходы. Но при условии, что чеки содержат все данные, соответствующие требованиям статьи 252 НК РФ. Однако в результате хранения мастика выцветает и отраженная на кассовом чеке информация не читается. Поэтому безопаснее делать копии кассовых чеков. Минфин считает возможным в такой ситуации подтверждать расходы заверенными копиями чеков с приложением их оригиналов (письмо от 17.09.08 № 03-03-07/22).
Регистры бухгалтерского и налогового учета также могут служить косвенным подтверждением затрат. Но только в совокупности с другими подтверждающими документами (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.06.07 № Ф04-3586/2007(34911-А27-26))
 

Ситуация 2. Сотрудник оплатил проезд на такси

Чиновники разрешают компаниям признавать расходы сотрудников на такси (письма Минфина России от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183 и от 11.07.12 № 03-03-07/33). Главное, чтобы траты были экономически обоснованы и документально подтверждены.

Так, если у командированного сотрудника рейс на поезд или самолет рано утром, как правило, он добирается до вокзала на такси. В таком случае работнику надо получить от водителя заказ-наряд, квитанцию на оплату или кассовый чек. Когда к авансовому отчету сотрудник прикладывает один из этих документов, сложностей с признанием затрат у компании не возникнет.

Но как быть, если «первички» нет? Например, водитель не выдал ни чек, ни квитанцию. В таком случае возмещать или нет расходы работнику — решает руководитель.

 

Как поступить на практике. Даже если вы возместили сотруднику расходы без «первички», безопаснее не признавать суммы в налоговом учете и удержать НДФЛ. Иначе споров с инспекторами не избежать. Чтобы доказать инспекторам обоснованность расходов, попросите от работника объяснительную записку и все возможные подтверждающие документы. Например, расписание общественного транспорта и распечатку от оператора связи, которая подтвердит вызов такси. Запросите из службы такси подтверждение, что она приняла и выполнила заказ. Когда сотрудник делает заказ через интернет и оплачивает его картой, пригодятся банковские выписки и маршрут-квитанции. В комплексе такие дополнительные документы могут заменить утерянную или не полученную от исполнителя «первичку».

Подобных проблем можно вовсе избежать, если стоимость проезда по городу заложить в суточные. Это позволит списать расходы без дополнительных документов исходя из срока командировки. Ведь для целей налога на прибыль суточные не нормируются. Компания вправе уменьшить налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правда, с работника придется удержать НДФЛ, если суточные превышают 700 руб. при командировках по России и 2500 руб. — при загранкомандировках.

Когда речь идет о расходах на такси по городу, компании проще оформить договор с перевозчиком.

 
 Совет 
 
Заключите договор с транспортной компанией и оплачивайте услуги такси безналом
Когда ваши сотрудники постоянно берут такси по работе, лучше заключить договор с транспортной организацией. Так проще подтверждать расходы. Ведь в таком случае перевозчик будет оформлять акты и вам не придется каждый раз требовать документы с работников.
Акты оказанных услуг должны быть с детализацией маршрутов поездок. По ним видно, какие именно поездки вы оплатили. У инспекторов не возникнут сомнения, что работники использовали машины для личных нужд.
В положении об оплате поездок на такси или ином аналогичном документе обоснуйте производственную необходимость услуг такси. Например, перевозкой важных документов, напряженным графиком работы сотрудников с постоянными визитами к контрагентам, удаленностью ряда объектов, плохой работой общественного транспорта и т. п. Эти документы позволят компании доказать служебный характер поездок на такси (постановление ФАС Уральского округа от 19.11.13 № Ф09-10055/13)
 

Ситуация 3. Сотрудник купил билет на самолет через интернет

Когда сотрудник покупает электронный билет на самолет, он должен подтвердить оплату билета и факт перелета.

Оплату билета компания вправе подтвердить:

  •  чеком контрольно-кассовой техники;
  • слипом, чеком электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • банковской выпиской;
  • бланком строгой отчетности.

А вот сам перелет подтверждает распечатка электронного билета и посадочный талон (письма Минфина России от 04.02.14 № 03-03-06/1/4391, от 19.08.13 № 03-03-07/33656 и от 26.04.12 № 03-03-04/1). На практике проблема возникает из-за того, что сотрудники часто теряют посадочный талон.

 

Как поступить на практике. Есть два способа решения проблемы при утере посадочного талона.

Во-первых, в качестве документа, подтверждающего расходы на авиаперелет, можно получить справку о полете от авиаперевозчика. Этот вариант одобряют и чиновники Минфина России (письмо от 18.05.15 № 03-03-06/2/28296).

Во-вторых, косвенно о состоявшемся полете свидетельствуют приказ о направлении сотрудника в командировку, командировочное удостоверение, отчет о командировке и бумаги из гостиницы. Такой вывод можно сделать из определения ВАС РФ от 31.12.09 № А27-12022/2008-6. Факт перелета подтвердит и письмо контрагента, к которому командирован сотрудник. Договоры, которые заключены во время командировки, служебная переписка — тоже дополнительные доводы в обоснование расходов.

Оба варианта позволяют оправдать расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Но безопаснее для компании все-таки получить справку от авиаперевозчика.

 

Ситуация 4. У компании нет накладной на покупку товаров

При утере накладной от поставщика, когда ее невозможно восстановить, компания может подтвердить затраты на покупку ценностей счетом-фактурой. Ведь партнеры выписывают счет-фактуру после отгрузки товаров. Значит, его наличие доказывает, что товарно-материальные ценности направлены в адрес покупателя. Судьи соглашаются, что счета-фактуры и платежные документы могут подтвердить затраты компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.03.08 № Ф04-1286/2008(1304-А46-25)).

 

Как поступить на практике. Помимо счета-фактуры, для компании безопаснее представить контролерам и другие внутренние документы о движении товаров или материалов. Например, приходный ордер (форма № М-4), в котором кладовщик расписался о количестве и стоимости полученных товаров или материалов. А при списании ТМЦ в производство или передаче в структурные подразделения подойдет требование-накладная (форма № М-11), в которой будут стоять подписи кладовщика и лица, получившего материалы.

Унифицированные бланки применять не обязательно, ведь формы «первички» компания определяет сама (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.